Подготовка к э-накладной
Большая часть времени, теряемого на э-накладных, теряется до портала, а не на нём: бухгалтер переносит счёт, портал отклоняет, ищется причина, данные правятся, счёт переносится снова. Этот круг повторяется по несколько раз в день.
Если присмотреться, почти все отказы вызваны несколькими простыми причинами - и все они проверяются в своей же системе.
Самые частые причины
- Не заполнен ИНН компании - встречается чаще всего
- У контрагента нет ИНН или он неверной длины
- В строке не указана единица измерения
- Ставки НДС по строкам не согласованы
- Дата счёта попадает в закрытый период
- Нарушена последовательность нумерации
Это список для проверки, а не исчерпывающий перечень. Требования портала меняются - официальные правила смотрите в документах налогового органа.
Проверять должна система
Ни один из пунктов выше не должен держаться на памяти человека. Программа может сама сказать, готов ли счёт, - и должна назвать проблему, а не выводить общее «ошибка».
В ERPONA очередь э-накладных - отдельный экран: готовые и неготовые счета в одном списке, и напротив каждой строки написана конкретная проблема, например «не заполнен ИНН компании». Бухгалтер видит ошибку в системе, а не на портале.
Важное различие: подготовка и отправка
Здесь нужно сказать прямо: ERPONA не отправляет накладные на портал. Она готовит документ, проверяет реквизиты, ведёт очередь и учёт номеров - перенос делает бухгалтер.
Это осознанная граница, а не скрытое ограничение. Автоматический обмен - отдельная договорённость и работа по интеграции. Сказать «всё автоматически», а потом выдать ручную работу, хуже, чем обозначить границу сразу.
Что это даёт
- Меньше отказов и повторных отправок
- Ошибочный счёт ловится при вводе, а не в конце месяца
- Учёт номеров остаётся в одном месте
Как выглядит экран, видно на главной странице; пошаговая инструкция - на портале документации.